Organisation
Die ConferenceArena wird von der ConferenceArena LLC, Brandbachstrasse 7, 8305 Dietlikon, organisiert.
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Anmeldung zur ConferenceArena
Die Anmeldung ist nur dann gültig, wenn sie auf dem offiziellen Formular erfolgt und mit rechtsgültiger Unterschrift versehen ist oder über das Online-Formular auf der Website eingereicht und dem Aussteller per E-Mail rückbestätigt worden ist. Mit dieser Unterschrift auf dem Anmeldeformular oder der Einreichung über die Website akzeptiert der Aussteller das vorliegende Reglement. Über die definitive Anmeldung entscheidet die Organisation. Sie kann Anmeldungen ohne Begründung zurückweisen. Die Anmeldung gilt als Vertrag, wenn sie von der ConferenceArena LLC schriftlich bestätigt wird.
Bei der Anmeldung ist zu beachten, dass Unteraussteller erst ab einer Standfläche von 6m2 möglich sind.
Aussteller
Bei der ConferenceArena handelt es sich um eine MICE-Veranstaltung für die Dienstleister des Schweizer und internationalen MICE-Marktes.
Rücktritt
Aussteller, die sich verbindlich angemeldet haben, können aus dem Vertragsverhältnis nicht entschädigungslos entlassen werden. Verzichtet ein Aussteller nach Anmeldung auf eine Messebeteiligung, so hat er an die Verwaltungskosten eine Entschädigung von 50% der Totalkosten zu bezahlen. Dies auch dann, wenn der Stand später wieder vermietet werden kann. Bei Annullation ab dem 28.07.2021 haftet der Aussteller für die volle Standmiete und allfällige gebuchte Nebenkosten / Zusatzleistungen. Sollte der Aussteller nicht bei der ConferenceArena aufgenommen werden, wird ihm das innert kürzester Frist mitgeteilt und es entstehen keine Kosten. Die Organisation haftet nicht für Schäden, die dem Aussteller infolge der Absage entstehen.
Die Organisation haftet nicht für Schäden, die dem Aussteller infolge der Absage des gesamten Anlasses entstehen.
Zahlungstermine/ Zahlungskonditionen
Die Teilnahmegebühren sind ohne jegliche Abzüge nach Erhalt der Rechnung fristgerecht zu begleichen. Ohne vorgängige Rechnungsbegleichung ist die Teilnahme an der Messe nicht möglich. Zahlungsverzüge werden mit 5% Zins belastet. Zahlungsbedingungen: Der Betrag wird zu 100% innerhalb von 10 Tagen nach Vertragsabschluss fällig. Aufgrund der schweizerischen Rechtsordnung ist die ConferenceArena LLC verpflichtet, auf die Standmiete und die weiteren Dienstleistungen die Mehrwertsteuer von 7.7% in Rechnung zu stellen, welche separat ausgewiesen wird. Alle genannten Preise, sofern nicht speziell erwähnt, verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer.
Standzuteilung
Die ConferenceArena LLC platziert die Stände nach Eingang der korrekten Anmeldungen. In der Anmeldung schriftlich geäusserte Wünsche von Aussteller werden nach Möglichkeit berücksichtigt, jedoch nicht als Bedingung akzeptiert. Falls es die Umstände verlangen, kann die ConferenceArena LLC einen Aussteller an einen anderen Ort versetzen, seinen Stand ändern (z.B. Quadratmeteranzahl) oder ihm einen anderen Platz zuweisen, ohne ihn speziell dafür zu entschädigen. Wird der Stand von der ConferenceArena LLC verkleinert, so hat der Aussteller Anrecht auf prozentuale Rückvergütung gegenüber der Verkleinerung des Standes, jedoch nicht auf zusätzliche Entschädigung. Die zusätzliche Platzierung eines Standes, welcher nicht im Hallenplan eingezeichnet ist, muss akzeptiert werden.
Werbung ausserhalb des Standes
Der Aussteller verpflichtet sich, jegliche Verkaufs- und Werbetätigkeit (u.a. das Verteilen von Werbematerial, Flugblättern usw.) ausserhalb seines Standes zu unterlassen. Sonderbewilligungen nur nach schriftlicher Abmachung der ConferenceArena LLC. Bei Nichteinhalten dieser Regelung wird dem fehlbaren Vertragspartner nachträglich, ohne Rücksprache, der nicht bewilligte Auftritt in Rechnung gestellt (Mindestbetrag CHF 1’800.00).
Ausstellerverzeichnis
Der Eintrag ins Ausstellerverzeichnis ist für jeden Hauptaussteller (CHF 130.-) und Unteraussteller (CHF 100.-pro Unteraussteller) obligatorisch und nicht im Preis inbegriffen. Die ConferenceArena LLC übernimmt keine Verantwortung für allfällige Irrtümer oder Versäumnisse.
Auszug aus dem Ausstellungsreglement der Location
Ziffer 2, Absatz 2: „Entsprechend den Vorschriften des Feuerwehrinspektorates darf zur Gestaltung der Ausstellung kein feuergefährliches Dekorationsmaterial verwendet werden. Treppen und Türen dürfen unter keinen Umständen verstellt werden und die Passagen für das Publikum sind, gemäss den zu erwartenden Besucherzahlen, genügend bereit zu halten.“
Ziffer 3, Absatz 2: „Der Aufbau der Ausstellung hat mit äusserster Sorgfalt zu erfolgen. Bei den vermieteten Sälen handelt es sich nicht um Ausstellungshallen, sondern um Tagungsräume mit zum Teil Nussbaumtäferung und Wänden aus weichem, schallabsorbierendem Material. Jegliche Befestigung von Ausstellungsgegenständen und Reklamematerialen an den Decken und Wänden mit Nägeln, Stiften, Reissnägeln und Nadeln oder Kleben ist deshalb untersagt. Die Einbauten müssen so konstruiert sein, dass sie selbsttragend sind, mit Unterlagen, die den Boden schützen. Die Bodenbelastung darf an keinen Ort 500 kg/m2 übersteigen. Feste Bestuhlungen, Spiegel, Beleuchtungskörper etc. dürfen nicht oder nur unter ausdrücklicher Bewilligung durch den Betriebstechniker entfernt werden.“
Zusammenstellung der Brandschutzrichtlinien für Messen und Veranstaltungen
Allgemein: Durch Dekorationen darf keine zusätzliche Brandgefährdung entstehen. Im Brandfall dürfen Personen nicht gefährdet werden und Fluchtwege nicht beeinträchtigt werden. Material: Dekorationen in Räumen mit Publikumsverkehr müssen aus schwer brennbarem Material (Brandkennziffer 5.1) sein. In Räumen mit einer Sprinkleranlage genügt Material mit Brandkennziffer 4.1. Die Materialien dürfen im Brandfall weder brennend abtropfen noch giftige Gase entwickeln. In Fluchtwegen dürfen keine brennbaren Dekorationen angebracht werden. Spiel- und Reklameballone dürfen nicht mit brennbarem Gas oder Gasgemisch gefüllt werden. Ergänzungen zum Material: Dekorationen aus Massivholz (z.B. Bretter) sind auch dort zulässig, wo schwer brennbares Material mit der Brandkennziffer 5.1 verlangt wird.
Allgemeine Geschäftsbedingungen – ConferenceArena LLC.
Auf- und Abbauzeiten
Der Aussteller verpflichtet sich, seinen Stand innerhalb der vorgegebenen Fristen auf- und abzubauen sowie während der Öffnungszeiten der Messe durchgehend durch Personal zu besetzen und zu betreiben. Es darf nicht vor dem offiziellen Messeschluss begonnen werden, die Stände, auch nicht teilweise, auszuräumen oder abzubauen. Bei Nichteinhalten dieser Regelung wird dem fehlbaren Vertragspartner
nachträglich, ohne Rücksprache, eine Strafzahlung in Rechnung gestellt (Mindestbetrag CHF 500.00).
Die genauen Auf- und Abbauzeiten werden den Ausstellern gesondert kommuniziert.
Einrichtung und Dekoration der Stände
Kein Aussteller darf an seinem Stand Einrichtungen und Dekorationen anbringen oder Veränderungen vornehmen, die einen anderen Aussteller in irgendeiner Weise benachteiligen. Die ConferenceArena LLC behält sich das Recht vor, jegliche Einrichtungen und Dekorationen, die dem allgemeinen Erscheinungsbild der Ausstellung schaden, Notausgänge blockieren, eine Gefahr darstellen oder die Standnachbarn oder die Besucher belästigen könnten, auf Kosten, Risiko und Gefahr des betreffenden Standinhabers zu entfernen oder ändern lassen. Es dürfen keine Gegenstände in den öffentlichen Bereichen zu liegen kommen.
Vorführungen/ Attraktionen/ Catering
Vorführungen und Attraktionen an den einzelnen Ständen sind erwünscht, dürfen aber die Nachbarstände nicht stören. Die Beurteilung obliegt der Organisation.
An den Ständen dürfen den Besuchern der ConferenceArena vollumfänglich Erfrischungen und Speisen durch die Aussteller angeboten werden. Sollte diese Option genutzt werden, ist eine Benachrichtigung der ConferenceArena LLC über die am Stand angebotenen Speisen und Getränke aber unumgänglich (spätestens 6 Wochen vor Messebeginn per Mail an info@conferencearena.ch).
Besucherliste/ Kundenliste/ Teilnehmerliste
Den Besuchern der ConferenceArena wird eine Teilnehmerliste der Aussteller zur Verfügung gestellt. Den Ausstellern der ConferenceArena wird keine Liste irgendeiner Art der Besucher oder Kunden der ConferenceArena zur Verfügung gestellt.
Annullation oder Anpassungen der Veranstaltung
Sollte aufgrund der gesundheitlichen, politischen oder wirtschaftlichen Lage, höherer Gewalt oder sonstiger unvorhergesehener Umstände die Durchführung der Messe abgesagt werden, erhalten die Aussteller Ihre bereits geleistete Zahlung der Standkosten zurückerstattet, abzüglich des Betrags von CHF 695.- exkl. Mwst., welcher für die entstandenen Bearbeitungskosten in jedem Fall zu bezahlen ist. Sollte die Standmiete noch nicht bezahlt worden sein, sind dennoch ebenfalls Verwaltungskosten in Höhe von CHF 695.- exkl. Mwst. zu begleichen. Im Fall einer Absage erhalten bereits angemeldete Aussteller pro Stand einen Newsletter-Eintrag im ConferenceArena Newsletter im Wert von CHF 695.- kostenlos zur Verfügung gestellt. Individuell bestellte Stand-Materialien wie Grafiken und Theken-Aufdrucke, welche der Standbauer rund 2 Wochen vor Veranstaltung produziert, sind auch bei einer Absage der Veranstaltung nach der Produktion vollumfänglich zu bezahlen und gehen in das Eigentum des Ausstellers über. Generelle Materialien, wie TVs, zusätzliche Ständer, Hocker, Theken oder Stromanschlüsse sind hiervon ausgenommen.
Sollte aufgrund der gesundheitlichen, politischen oder wirtschaftlichen Lage, höherer Gewalt oder sonstiger unvorhergesehener Umstände die Messe in ihrer Bedeutung eingeschränkt, ihr Charakter verändert oder der Messe-Termin auf ein anderes Datum verschoben werden, haben Aussteller keinerlei Anspruch auf Entschädigung jedweder Art. Bei einer Verschiebung des Datums gelten alle erworbenen Leistungen automatisch für das neue Datum der Veranstaltung.
Abänderung des Reglements
Die ConferenceArena LLC hat das Beschlussrecht über alle in diesem Reglement nicht vorgesehenen Fälle und zur Vornahme aller Abänderungen und Zusätze. Diese Beschlüsse treten sofort in Kraft. Die zu einem späteren Zeitpunkt zugehenden Rundschreiben gelten als Bestandteil der vorliegenden Ausstellungsbedingungen.
Verstösse gegen das Reglement
Jeglicher Verstoss gegen irgendeine Bestimmung dieser Ausstellungsbedingungen kann den unverzüglichen Ausschluss des zuwiderhandelnden Ausstellers bewirken, ohne dass dieser einen Anspruch auf Rückerstattung oder Entschädigung hat.
Versicherung
Jeder ConferenceArena-Teilnehmer und jede ConferenceArena-Teilnehmerin in einem Vertragsverhältnis mit der ConferenceArena LLC haftet für Schäden an den Ausstellungshallen des Stage One und deren Einrichtungen sowie an Mitausstellern oder Dritten die durch Ihn/Sie oder durch das Standpersonalverursacht werden. Jeder ConferenceArena-Teilnehmer und jede ConferenceArena-Teilnehmerin ist verpflichtet, eine Haftpflichtversicherung mit einer in der Schweiz ansässigen Versicherung abzuschliessen. Die Deckungssumme für Personen- und Sachschäden muss im Minimum CHF 3 Millionen betragen. Sollte ein ConferenceArena-Teilnehmer oder eine ConferenceArena-Teilnehmerin die erforderliche Versicherung nicht aufweisen, wird die ConferenceArena LLC zu Lasten des Teilnehmers/der Teilnehmerin eine allgemeine Haftpflicht-Versicherung abschliessen. Der Veranstalter übernimmt keine Obhutspflicht für die Ausstellungsgüter und Standeinrichtungen und schliesst jede Haftung aus. Der Aussteller ist dafür besorgt, an seinen ausgestellten Geräten Schutzvorrichtungen anzubringen, die den Unfallverhütungsvorschriften entsprechen. Die Versicherung kostet pro Aussteller CHF 125.00 exkl. MwSt. Aussteller, welche über eine eigene Haftpflichtversicherung verfügen, sind verpflichtet eine Kopie der Versicherungs-Police der ConferenceArena LLC einzureichen, um diese Kosten nicht verrechnet zu erhalten.
Streitfälle
In jedem Streitfall verpflichten sich die Parteien, vor Einleitung eines Strafverfahrens, eine gütliche Einigung zu suchen. Der Aussteller verpflichtet sich, seine Beschwerde der ConferenceArena LLC schriftlich zu unterbreiten. Sollte ein Streitfall nicht gütlich geregelt werden können, gilt Zürich als Gerichtsstand und es ist ausschliesslich schweizerisches Recht anwendbar. Gibt es ein anderssprachiges Reglement, gilt im Zweifelsfall der deutsche Text des vorliegenden Reglements und geht dem anderssprachigen vor.
Dietlikon, im Juni 2019
